Allereerst is het belangrijk om te weten dat de termijn waarbinnen je moet worden geïnformeerd over de afhandeling van de borgsom wettelijk is geregeld. Na het beëindigen van het huurcontract moet een overdracht plaatsvinden waarbij de staat van de woning gezamenlijk door huurder en verhuurder – of hun vertegenwoordigers – wordt gecontroleerd. Dit heet de plaatsbeschrijving bij uittrede en is een vergelijking met de plaatsbeschrijving bij intrede.
In de praktijk betekent dit dat er eerst een grondige inspectie van de woning plaatsvindt. De bevindingen worden vastgelegd in een document dat beide partijen ondertekenen. Het is essentieel dat deze plaatsbeschrijving zorgvuldig gebeurt, zodat later geen onenigheid kan ontstaan over de staat van de woning.
Als er geen schade is geconstateerd die buiten de normale slijtage valt of als er geen achterstallige huur of kosten zijn, dan dient de borg volledig teruggestort te worden aan de huurder. De termijn hiervoor kan variëren, maar over het algemeen wordt verwacht dat de verhuurder binnen een redelijke tijd, meestal één tot drie maanden na het verlaten van de woning, de borg zal terugbetalen.
Soms stellen huurders en verhuurders evenwel contractueel een specifieke termijn vast waarbinnen de borg moet worden terugbetaald. In dergelijke gevallen is het contractueel vastgelegde termijn leidend. Verhuurders die zich niet aan deze termijnen houden, kunnen in sommige gevallen gehouden zijn tot het betalen van rente op het achtergehouden bedrag.
Er moeten bewijzen zijn van de geleden schade of kosten, zoals facturen of offertes, voordat de verhuurder gerechtigd is om kosten af te trekken van de borgsom. Communicatie en transparantie tussen huurder en verhuurder zijn cruciaal in dit proces. Als er discussie bestaat over de aftrekkingen, dan wordt vaak eerst gepoogd om via onderling overleg tot een oplossing te komen.
Mocht overleg niet tot een oplossing leiden, dan kan de huurder de zaak voorleggen aan de vrederechter. In België is de vrederechter bevoegd voor geschillen omtrent huurzaken. Het inschakelen van de vrederechter is een stap die zowel huurders als verhuurders liever vermijden, aangezien dit proces tijd en geld kan kosten. Daarom is het altijd aan te raden om problemen eerst in der minne te regelen.
Het hebben van een gedegen plaatsbeschrijving bij intrede is daarom van groot belang. Zonder een degelijke plaatsbeschrijving kan de verhuurder namelijk veel moeilijker schade verhalen op de huurder. Wettelijk wordt vermoed dat de huurder het gehuurde goed ontvangen heeft in de staat zoals beschreven in de intredende plaatsbeschrijving. Indien er geen plaatsbeschrijving is opgesteld of als deze te vaag is, kan de huurder hier zijn voordeel mee doen.
Het is dus verstandig om bij de aanvang van een huurcontract een accurate en gedetailleerde plaatsbeschrijving op te maken, liefst in aanwezigheid van beide partijen en eventueel met foto's als ondersteunend bewijs. Dit kan later veel discussie en onduidelijkheid voorkomen ten aanzien van de staat van de woning en de teruggave van de borg.
Vergeet niet dat de verhuurder niet zomaar bedragen kan inhouden. Alle aftrekkingen moeten gerechtvaardigd en gedocumenteerd zijn. Bijvoorbeeld, indien de verhuurder stelt dat er herstellingen nodig zijn, dan moeten daarvan de kosten worden aangetoond met bijbehorende facturen of bestekken. Indien de huurder hier niet mee akkoord gaat, dient er een dialoog plaats te vinden of mogelijk een beroep te worden gedaan op een derde partij, bijvoorbeeld een expert of de reeds genoemde vrederechter.
Bovendien is het zo dat niet elke kleine beschadiging aanleiding geeft tot inhoudingen op de borgsom. Normale slijtage door dagelijks gebruik van de woning mag niet worden aangerekend aan de huurder. Het gaat hier om schade die te wijten is aan ouderdom of normaal gebruik, zoals verkleuring van verf of slijtage van vloeren. Enkel wanneer de staat van de woning zodanig is verslechterd dat dit niet meer onder 'normaal gebruik' valt, heeft de verhuurder het recht om een deel van de borgsom in te houden.
Het is dan ook aan te raden dat zowel huurder als verhuurder gedurende de hele huurperiode goede communicatie onderhouden en bijvoorbeeld jaarlijks een rondgang doen om de staat van het pand te bespreken. Op deze manier kunnen eventuele problemen al vroegtijdig worden geïdentificeerd en opgelost, voordat ze aanleiding geven tot grotere geschillen bij het einde van het huurcontract.
Samenvattend kan gesteld worden dat de tijd die nodig is om te weten of er aftrekkingen zijn van de borg na het beëindigen van een huurcontract afhangt van verschillende factoren, zoals de staat van de woning bij uittrede en de snelheid waarmee de inspectie en de administratieve afhandeling plaatsvinden. In alle gevallen is het van belang dat er een duidelijke en volledige plaatsbeschrijving bestaat, dat er transparante communicatie is tussen huurder en verhuurder, en dat beide partijen zich houden aan de wettelijke termijnen en procedures. Door dit alles netjes op te volgen, kunnen geschillen over de waarborg zoveel mogelijk worden vermeden en kan de afwikkeling ervan soepel verlopen.
